Wie zijn we?

Als ICT West-Brabant West leveren wij de volledige ondersteuning op het gebied van ICT-beheer en -onderhoud aan de deelnemende gemeenten en een gemeenschappelijke regeling (hierna: de deelnemers).

Bij de uitvoering van onze dagelijkse werkzaamheden kunnen wij te maken krijgen met persoonsgegevens en het verwerken hiervan. De persoonsgegevens krijgen wij aangeleverd van deze deelnemers. Ook verwerken wij persoonsgegevens van onze eigen medewerkers.

ICT West-Brabant West spant zich in om uw privacy te beschermen. De bescherming van persoonsgegevens is belangrijk voor ons en wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving, in het bijzonder de Algemene Verordening Persoonsgegevens (AVG) en de Uitvoeringswet AVG (UAVG). Deze privacyverklaring is van toepassing op de geautomatiseerde en de handmatige verwerking van persoonsgegevens door ICT West-Brabant West. Onder persoonsgegevens wordt verstaan informatie die direct of indirect met u in verband kan worden gebracht. In deze privacyverklaring informeren wij u over welke persoonsgegevens wij verwerken als verwerkingsverantwoordelijke en als verwerker voor onze deelnemers, hoe wij deze verzamelen en voor welk(e) doel(en) wij deze kunnen gebruiken. Daarnaast informeren wij u over uw rechten als betrokkene. 

Definities uit de AVG

In deze privacyverklaring gebruiken wij enkele termen uit de (U)AVG die voor u van belang zijn. Deze termen lichten wij hieronder toe:

Betrokkene:
De betrokkene is de persoon op wie de verwerkte en/of de te verwerken persoonsgegevens betrekking hebben.
Dit betekent dat de betrokkene de persoon is van wie de persoonsgegevens door ICT West-Brabant West worden verwerkt. 

Ontvanger:
Een derde partij aan wie de persoonsgegevens worden verstrekt en die de ontvangen persoonsgegevens voor eigen doeleinden verwerkt.

Persoonsgegevens:
Alle informatie die iets direct of indirect vertelt over u als persoon (“de betrokkene”). Denk hierbij aan een naam, een identificatienummer, locatiegegevens,
maar ook bijvoorbeeld een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de identiteit van die persoon, zoals lengte, haarkleur, afkomst, medische gegevens of
een combinatie van persoonsgegevens. 

Verwerking:
Onder een verwerking valt elke activiteit met betrekking tot u persoonsgegevens, zoals het vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen,
wissen of vernietigen van persoonsgegevens. Dit betekent dat (bijna) alles wat met persoonsgegevens wordt gedaan, een verwerking is.

Verwerker:
ICT West-Brabant West kan ervoor kiezen om een andere organisatie in te schakelen om persoonsgegevens voor hen te verwerken. Bijvoorbeeld door de salarisadministratie uit te besteden.
In zo’n situatie verwerkt de ingeschakelde organisatie ten behoeve van ICT West-Brabant West persoonsgegevens en treedt dan als verwerker op. 

Verwerkingsverantwoordelijke:
De verwerkingsverantwoordelijke bepaalt de doeleinden waarvoor en de middelen waarmee persoonsgegevens worden verwerkt.
Wanneer ICT West-Brabant West dus beslist ‘waarom’ en ‘hoe’ persoonsgegevens moeten worden verwerkt, is ICT West-Brabant West verwerkingsverantwoordelijke.
 

Grondslagen en Doeleinden

Wij verwerken uw persoonsgegevens niet zonder dat wij daar een specifiek doel voor hebben en de verwerking op een rechtmatige grondslag kunnen baseren. Een rechtmatige grondslag wil zeggen dat er een reden is in de wet om persoonsgegevens te verwerken. Wij verwerken uw persoonsgegevens alleen op basis van één van de volgende grondslagen:

• De uitvoering van de overeenkomst die we hebben gesloten.
• In bepaalde gevallen hebben we ook een wettelijke verplichting om bepaalde persoonsgegevens te verzamelen, te delen en te bewaren.
• Het komt ook voor dat wij persoonsgegevens nodig hebben omdat wij daar een gerechtvaardigd belang bij hebben. In dat geval hebben we een afweging gemaakt tussen het belang van ICT West-Brabant West en uw belang als betrokkene.
• In sommige gevallen vragen wij toestemming om uw persoonsgegevens te mogen verwerken. Dit kan bijvoorbeeld als ICT West-Brabant West uw persoonsgegevens met een andere organisatie wil uitwisselen, maar daar geen wettelijke plicht of gerechtvaardigd belang voor heeft. U kunt uw toestemming te allen tijde in trekken.
• Als er een taak van algemeen belang of taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag vervuld moet worden waarvoor de verwerking van uw persoonsgegevens noodzakelijk is, mogen de persoonsgegevens verwerkt worden.

Daarnaast moet het doel van de verwerking van de persoonsgegevens duidelijk en voor de verwerking zijn omschreven. De verzamelde persoonsgegevens moeten noodzakelijk zijn voor het doel waarvoor deze gegevens worden verzameld.

In onze hoedanigheid als verwerkingsverantwoordelijke verwerken wij uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• HR-gerelateerde zaken;
• Het onderhouden van contact en de afhandeling van correspondentie.

In onze hoedanigheid als verwerker voor de deelnemers, verwerken wij uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• Technisch beheer;
• Database beheer;
• Functioneel beheer;
• Servicedesk;
• Licentiebeheer;
• Vernietiging van gegevensdragers;
• Uitgifte laptops of mobiele telefoons/Simkaarten;
• Back-up maken en restoren.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

ICT West-Brabant West verwerkt als verwerkingsverantwoordelijke verschillende categorieën van persoonsgegevens. Zo verwerken wij onder meer: 

Van het (ingehuurde) personeel:

• Naam;
• Adres;
• Nationaliteit;
• Geboortedatum;
• Telefoonnummer privé;
• IBAN-rekeningnummer;
• BSN-nummer;
• Nummer legitimatiebewijs;
• Functie;
• Diploma's;
• Gegevens met betrekking tot opleiding;
• Gegevens aangaande functioneren, ziektemeldingen en verzuim. 

Van anderen:

• Contactgegevens:
  • Naam;
  • Mailadres;
  • Telefoonnummer.

In onze hoedanigheid als verwerker, verwerken wij persoonsgegevens van zowel de ambtenaren die werkzaam zijn bij de deelnemers als de burgers die zij bedienen. Bij de gegevensverwerking zorgen wij ervoor dat wij minimale gegevens verwerken die nodig zijn voor de taakuitvoering (dataminimalisatie). Wij kunnen de volgende gegevens verzamelen en verwerken:

• Naam
• Adresgegevens;
• Geslacht;
• E-mailadres, bij medewerkers (van ICT WBW en van deelnemers) betreft dit werk e-mailadres;
• Telefoonnummer, bij medewerkers (van ICT WBW en van deelnemers) betreft dit werk telefoonnummer;
• Functie
• Gerelateerde werknemersgegevens;
• BSN van burgers;
• Financiële gegevens burgers;
• Gegevens omtrent woonsituatie burgers;
• Schuldhulpverleningsgegevens burgers;
• Vergunningsgegevens burgers;

• Gegevens aangaande burgerzaken van burgers.

ICT West-Brabant West kan deze persoonsgegevens zelf van u hebben verzameld of ontvangen van de deelnemers. In sommige gevallen is het nodig om uw persoonsgegevens met andere partijen te delen.  Wij zullen de door u verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken indien u hiervoor geen toestemming heeft gegeven, tenzij dat wettelijk verplicht is of noodzakelijk is in het kader van een overeenkomst die u met ons sluit. 

Om verwerking van uw gegevens voor de hierboven genoemde doeleinden mogelijk te maken, kunnen de gegevens die u aan ons verstrekt wel intern gedeeld worden. Onze medewerkers zijn verplicht om de vertrouwelijkheid van uw gegevens te respecteren en zich te houden aan de vastgestelde doeleinden voor verwerking. 

ICT West-Brabant West deelt uw gegevens uitsluitend met derden (subverwerkers) wanneer dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening. Met deze partijen hebben wij altijd een verwerkersovereenkomst gesloten die voldoet aan de eisen van de AVG. Uw persoonsgegevens worden in beginsel binnen de Europese Economische Ruimte (EER) opgeslagen en verwerkt. Indien er sprake is van verwerking buiten de EER, bijvoorbeeld door het gebruik van clouddiensten van Microsoft waarbij servers binnen de EER staan maar incidentele toegang vanuit derde landen mogelijk is, waarborgen wij dat dit uitsluitend gebeurt conform de wettelijke vereisten en met passende beschermingsmaatregelen.

Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Wij bewaren uw persoonsgegevens op grond van een wettelijke grondslag of op grond van vastgestelde criteria.  De AVG geeft aan dat gegevens niet langer bewaard mogen worden dan noodzakelijk is. In dat kader bewaren wij persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk om de doelen te behalen. Dit is doorgaans overeenkomstig de wet en/of Selectielijst VNG (Archiefwet, fiscale bewaarplicht), maar in bepaalde gevallen kan een langere bewaartermijn nodig zijn, bijvoorbeeld bij een gerechtelijke procedure. Na afloop van de bewaartermijn worden uw persoonsgegevens vernietigd.

Welke rechten heeft u?

Als betrokkene heeft u bepaalde rechten ten aanzien van de verwerking van uw persoonsgegevens. Deze rechten kunt u uitoefenen tegenover ICT West-Brabant West. U hebt de volgende rechten:

Recht op informatie

Persoonsgegevens moeten rechtmatig, eerlijk en op een transparante manier worden verwerkt. U heeft als betrokkene het recht om daarover te worden geïnformeerd. Dit kan via een privacyverklaring, maar ook via een informatiefolder.

Recht op inzage

U heeft als betrokkene het recht om aan ICT West-Brabant West te vragen of wij uw persoonsgegevens verwerken. Als dit het geval is, heeft u het recht op toegang tot (een kopie van) de verwerkte persoonsgegevens

Recht op rectificatie en aanvulling

Als betrokkene heeft u het recht om persoonsgegevens te laten corrigeren als deze onjuist of onvolledig zijn. Dit recht omvat het feit dat onvolledige gegevens mogen worden aangevuld, door middel van een aanvullende verklaring, zodat de persoonsgegevens compleet en juist zijn. Denk hierbij aan het corrigeren van een verkeerd genoteerde postcode of een verkeerd gespelde achternaam.

Recht op vergetelheid en verwijderen van gegevens

Het recht om persoonsgegevens te doen verwijderen, ook wel het recht om vergeten te worden, is geen absoluut recht. Dit houdt in dat u als betrokkene het recht heeft om persoonsgegevens te laten verwijderen in het geval dat één van de volgende redenen van toepassing is:

1. De persoonsgegevens zijn niet langer noodzakelijk met betrekking tot het doel waarvoor ze oorspronkelijk zijn verzameld of verwerkt;
2. U als betrokkene de door u gegeven toestemming intrekt en er geen andere wettelijke grondslag is voor de verwerking;
3. U als betrokkene bezwaar maakt tegen de verwerking van uw persoonsgegevens en er geen doorslaggevende legitieme redenen zijn voor de verwerking;
4. De verwerking van de persoonsgegevens onrechtmatig is;
5. De persoonlijke gegevens moeten worden gewist om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

Recht om de verwerking te beperken

U heeft als betrokkene het recht om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken in het geval dat één van de volgende redenen van toepassing is:

1. De nauwkeurigheid van persoonsgegevens wordt betwist door de betrokkene;
2. De verwerking onrechtmatig is en betrokkene verzet zich tegen het verwijderen van de persoonsgegevens;
3. ICT West-Brabant West heeft de persoonsgegevens niet langer nodig.

Recht op overdraagbaarheid van gegevens

Het recht op overdraagbaarheid van gegevens stelt u als betrokkene in staat uw persoonlijke gegevens voor uw eigen doeleinden te verkrijgen en hergebruiken voor verschillende diensten, maar is alleen van toepassing:

1. Op persoonsgegevens die door de betrokkenen verstrekt zijn aan ICT West-Brabant West;
2. Wanneer de verwerking is gebaseerd op toestemming van de betrokkenen of voor de uitvoering van een overeenkomst;
3. Wanneer de verwerking op een geautomatiseerde wijze wordt uitgevoerd.

Recht van bezwaar

Op het moment dat de verwerking rechtmatig is, kunt u als betrokkene op elk moment bezwaar maken tegen de verwerking, ofwel het gebruik, van uw persoonsgegevens. Dit is alleen van toepassing:

1. Als ICT West-Brabant West uw persoonsgegevens gebruikt voor direct marketing of profilering voor marketingdoeleinden. Denk bij directe marketing aan het versturen van bijvoorbeeld reclame- en informatie e-mails.
2. Als er sprake is van een specifieke situatie. Dit kan alleen als ICT West-Brabant West uw persoonsgegevens verwerkt op grond van een taak van algemeen belang of op grond van een gerechtvaardigd belang. Wanneer u bijvoorbeeld meedoet met een onderzoek, maar achteraf blijkt dat een kennis als onderzoeker bij het centrum werkt, kunt u bezwaar maken tegen de verwerking.

Recht met betrekking tot geautomatiseerde besluitvorming en profilering

U heeft als betrokkene het recht op een menselijke blik bij besluiten die over u worden genomen. Dit houdt in dat u het recht heeft om niet te worden onderworpen aan een uitsluitend op geautomatiseerde verwerking, waaronder profilering, gebaseerd besluit waaraan voor u rechtsgevolgen zijn verbonden of dat u op soortgelijke wijze in aanmerkelijke mate treft.

ICT West-Brabant West maakt geen gebruik van geautomatiseerde individuele besluitvorming of profilering. Er is bij onze besluitvorming altijd sprake van een menselijke tussenkomst, zodat uw belangen zorgvuldig worden afgewogen.

Uitvoering van uw rechten

Indien u gebruik wilt maken van uw rechten, kunt u een verzoek indienen via privacy@ictwbw.nl. Om u het beste van dienst te kunnen zijn, is het van belang dat een verzoek helder en concreet geformuleerd is. De Autoriteit Persoonsgegevens heeft een voorbeeldbrief van een verzoek opgesteld die u via deze link kunt inzien. Wij zullen binnen een maand aan uw verzoek voldoen. Deze termijn kan echter worden verlengd om redenen die verband houden met de complexiteit van het verzoek en het aantal verzoeken. Als wij deze termijn verlengen, zullen wij u daarvan binnen één maand na ontvangst van uw verzoek op de hoogte stellen. 

Een beslissing op uw verzoek wordt aangemerkt als een besluit in de zin van de Algemene wet bestuursrecht (Awb). Dit betekent dat u bezwaar kunt maken als u het niet eens bent met dit besluit. U kunt binnen zes weken na de verzenddatum van ons besluit een bezwaarschrift indienen bij het dagelijks bestuur van ICT West-Brabant West. In de besluitbrief die u van ons ontvangt, staat precies uitgelegd hoe en waar u dit bezwaar kunt indienen.

Hoe beveiligen wij uw persoonsgegevens?

Beveiliging van uw persoonsgegevens is voor ons van groot belang. Wij zorgen ervoor dat uw persoonsgegevens goed beveiligd zijn bij ons. Wij handhaven beveiligingsmaatregelen volgens de daarvoor geldende wettelijke eisen en richtlijnen (waaronder fysieke, technische, elektronische en administratieve maatregelen) die geschikt zijn om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, vernietiging, misbruik en/of ongeautoriseerde toegang. Wij hebben hier een informatiebeveiligingsbeleid voor. 

Om uw persoonsgegevens optimaal te beschermen, werken wij conform de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO2). Dit is de verplichte beveiligingsnorm voor de gehele Nederlandse overheid, die toeziet op een hoog en uniform niveau van informatiebeveiliging.

Wij beperken de toegang tot persoonsgegevens strikt tot bevoegde medewerkers die deze informatie nodig hebben voor de uitvoering van hun specifieke taken. Al onze medewerkers zijn onderworpen aan een geheimhoudingsplicht en verwerken uw gegevens uitsluitend in onze opdracht. Om de veiligheid te blijven garanderen, voeren wij regelmatig risicoanalyses uit en bewaren wij uw persoonsgegevens nooit langer dan noodzakelijk voor het doel van de verwerking.

Cookies

De website van ICT WBW maakt gebruik van functionele cookies. Functionele cookies zijn nodig om de website gebruikersvriendelijk te maken voor de bezoeker en worden gebruikt door vrijwel alle websites. De informatie in dit type cookies wordt niet gedeeld met andere organisaties of bedrijven. Men kan de website van ICT WBW anoniem bezoeken zonder persoonsgegevens achter te laten. Ook worden geen persoonsgegevens opgeslagen.

Onze leveranciers en deelnemers kunnen via de website van ICT WBW inloggen op hun eigen portal. Wij faciliteren deze mogelijkheid maar voor de inlog is de deelnemer zelf verantwoordelijk.

Hoe komt u met ons in contact?

Indien u contact op wenst te nemen met ICT West-Brabant West, kan dat via onderstaande algemene gegevens.

Pastoor van Kessellaan 15
4761 BJ Zevenbergen

Postbus 4

4760 AA Zevenbergen

info@ictwbw.nl
088 99 60 400

Heeft u vragen over het gebruik van uw persoonsgegevens of wilt uw gebruik maken van uw rechten? Neem dan contact op met ons via Privacy@ictwbw.nl.

Wilt u een vertrouwelijke melding maken, hebt u een vraag of bent u niet tevreden over de wijze waarop uw vraag of verzoek is afgehandeld of hebt u een klacht in verband met (de verwerking van) persoonsgegevens, dan kan dit bij de Functionaris Gegevensbescherming van ICT West-Brabant West via jaap.roest@ictwbw.nl. De Functionaris Gegevensbescherming zal uw meldingen in behandeling nemen en hiermee vertrouwelijk omgaan.

Bent u het niet eens over de wijze waarop uw persoonsgegevens worden verwerkt en kunt u zich na indiening van uw klacht niet vinden in de afhandeling daarvan? Dan kan u hierover een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de website: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/voordat-u-een-klacht-indient

Wijziging van de privacyverklaring

Vanwege wijzigingen van wettelijke vereisten en/of het veranderen van onze diensten, behouden wij ons het recht om de privacyverklaring aan te passen. Voor zover de wijzigingen van de privacyverklaring worden beschouwd als wezenlijk en belangrijk, wordt u hierover op onze website geïnformeerd. Een actuele versie van deze privacyverklaring is altijd te vinden op: www.ictwbw.nl/privacy.

Deze versie is in de maand mei 2026 gepubliceerd.